Als online touroperator is het absoluut noodzakelijk om een duidelijk en beknopt beleid voor terugbetalingen en annuleringen te hebben. Klanten annuleren voor onvoorziene omstandigheden en conflicten met wettelijke vereisten, zelfs met korte kennisgeving. Reisbeperkingen, grenssluitingen, vluchtvertragingen, weersveranderingen en persoonlijke omstandigheden kunnen annuleringsverzoeken veroorzaken.
Werkelijk, een andere oorzaak van stress voor een ondernemer in de toeristische sector.
Onze uitgebreide gids biedt de beste praktijken over hoe het annuleringsproces te beheren en restituties aan te vragen voor uw online tour activiteiten bedrijf in de toeristische sector. We delen ook nuttige tips over hoe u annuleringen in de eerste plaats kunt voorkomen.
Een degelijk annuleringsbeleid en -procedure geeft uw klanten gemoedsrust en zorgt ervoor dat ze eerder geneigd zijn bij u te boeken. Het helpt ook uw bedrijf te beschermen tegen eventuele verliezen als gevolg van geannuleerde reserveringen.
Wat is een goed annuleringsbeleid?
Een beleid voor annulering en terugbetaling is een reeks regels die voorschrijven wanneer en hoe klanten hun boekingen kunnen wijzigen. Annuleringsvoorwaarden moeten eerlijk zijn voor zowel de klant als het bedrijf.
- Geeft de klant de tijd om zijn reservering te wijzigen zonder een boete te moeten betalen, en beschermt de onderneming tegen annuleringen op het laatste moment.
- Duidelijk vermeld tijdens het boekingsproces, zodat de klant weet wat hij kan verwachten.
- Consequent, ongeacht de oorzaak van de ommekeer, vertrouwen wekken bij de consument en een geweldige ervaring bieden.
Tour Annuleringsvoorwaarden beheren
Annuleringen en restitutiebeheer kunnen lastige kwesties zijn voor een activiteitenbedrijf. Aan de ene kant wilt u geen bedrijfsinkomsten mislopen als een klant zijn boeking annuleert.
En u wilt uw potentiële klanten zeker niet boos maken door te star te zijn met de annuleringsprocedure en -voorwaarden.
Dus hoe vind je de juiste balans?
1. Onderzoek uw beleid inzake terugbetaling en annulering
Wanneer een tour wordt geannuleerd, is het handig om een tijdsbestek te hebben dat u genoeg tijd geeft om een nieuwe boeking veilig te stellen. U, touroperators, zou gratis annuleringen kunnen aanbieden tot 24 uur, 48 uur of 72 uur na de vertrekdatum.
U kunt ook gratis annuleren tot 24 uur na de boeking, of tot 7 dagen voor het vertrek.
Welke optie u ook kiest, zorg ervoor dat u genoeg tijd heeft om een nieuwe boeking te vinden. Anders kan het zijn dat u geld verliest als u op het laatste moment moet annuleren.
Wat moet er in?
- Hoe lang moeten klanten de tijd krijgen om te annuleren? Moet u annuleringskosten aanrekenen of niet?
- Hoe gaat u om met annuleringen van klanten? Op welke manieren kunnen zij met u communiceren? Moet u dit afhandelen met handmatige telefoontjes en e-mail of kunt u in plaats daarvan automatiseringstools en -diensten gebruiken?
- Wat gebeurt er als klanten hun reservering annuleren? Hoe zult u reageren? Kunt u een marketingstrategie opzetten om de lege data in te vullen?
- Of wat als, jij degene bent die moet opzeggen? Hoe kunt u een opzegging geven?
Waarom is het belangrijk om een duidelijk beleid voor terugbetalingen en annuleringen te hebben?
Hoe u omgaat met terugbetalingen en annuleringen heeft een grote invloed op de indruk die uw klant heeft.
Bovendien beschermt een eenvoudig, duidelijk en consequent beleid u tegen elke aansprakelijkheid en bespaart u tijd en middelen in moeilijke omstandigheden.
Tijdens het maken van een reservering, moeten klanten akkoord gaan met het beleid om verder te gaan. Als iemand een geboekte reis moet wijzigen of terugdraaien, helpt dit u om uw kosten voor no-shows te dekken (of u moet dat doen).
Hier is een voorbeeld van een duidelijk beleid voor annulering en terugbetaling voor touroperators: Let op: U heeft 7 dagen de tijd om uw reservering te annuleren en het volledige bedrag van de betaalde gelden terug te krijgen. Als u binnen een week en tot 24 uur voor de vertrekdatum annuleert, wordt de aanbetaling in rekening gebracht. Als u binnen 24 uur annuleert of niet komt opdagen, wordt 100% van de prijs in rekening gebracht. Als de reis wordt geannuleerd vanwege slecht weer of pech, zullen wij uw boeking terugbetalen.
Informeer klanten over de stappen die zij moeten ondernemen om een boeking te annuleren. Inclusief hun contactgegevens, zoals telefoonnummers en e-mailadressen.
2. Beheer van annuleringsvergoedingen
Hogere prijs = meer flexibiliteit
De touroperators en reisorganisatoren hanteren, net als in het hotelwezen, een niet-terugbetaalbaar tarief voor kleine groepsreizen en goedkopere boekingen, terwijl zij op duurdere reizen volledige terugbetaling toestaan. Bijvoorbeeld reizen met reisverzekering.
Hoe hoger de prijs, hoe meer flexibiliteit zij bieden.
Alternatieven bieden voor volledige terugbetaling
In plaats van geannuleerde boekingen toe te staan, waarom niet aanbieden om opnieuw te plannen of te boeken? Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat u geen inkomsten en klanten misloopt.
Aan de andere kant vragen sommige aanbieders van activiteiten ook een redelijke vergoeding voor het annuleren van een geboekte tour in plaats van een volledige terugbetaling te geven. Als u voor deze methode kiest, kunt u de kosten van de tijd en middelen die u aan het boekingsproces hebt besteed, terugvorderen en beschermen.
Boek nu, betaal later
Als u een 'boek nu, betaal later' aanbiedt, moet u een niet-terugbetaalbaar voorschot voor de tour vragen. Dit moet genoeg zijn om de kosten van uw tijd en moeite te dekken.
3. Herzie het annuleringsbeleid van derde partijen
De meeste tourbedrijven werken nauw samen met externe leveranciers en met lokale bedrijven voor hun tour-ervaringsdiensten. Als u dat doet, zorg er dan voor dat u goed met hen samenwerkt om oplossingen te vinden die voor beide partijen werken.
Werken met OTA's
De meeste OTA's bieden een volledige terugbetaling voor annuleringen die 24 uur voor de tour worden gemaakt. Zorg ervoor dat dit overeenkomt met de annuleringsvoorwaarden van uw bedrijf, zoals vermeld op uw website. Zo kunt u consistentie behouden in al uw verkoopkanalen.
Werken met leveranciers
Bekijk het beleid voor terugbetalingen en annuleringen dat u hebt met externe leveranciers.
Als u bijvoorbeeld met Stripe als betalingsgateway werkt, brengt Stripe annuleringskosten in rekening, maar dat hangt grotendeels af van uw contract met hen.
Hetzelfde geldt voor uw reserveringssystemen. Sommige zullen u nog steeds kosten aanrekenen wanneer u een klant terugbetaalt.
Kunt u misschien communiceren en contact met hen opnemen en om flexibiliteit vragen?
Hoe beter uw communicatie is, hoe specifieker u uw annuleringsvoorwaarden kunt maken, en hoe meer controle u hebt over uw boekingen.
4. Beperking van annuleringen en terugbetalingen
U hebt drie mogelijke manieren om reizigers producten en diensten aan te bevelen om te voorkomen dat transacties ongeldig worden gemaakt:
- Ticket omzetten in een waardebon (1-2 jaar geldig)
- Kortingen of aanbiedingen
- Herschikken van data
- Overdracht van een boeking
TicketingHub's Magic Link functie geeft gasten de mogelijkheid om hun boekingen, terugbetalingen en annuleringen te beheren en te bekijken met live beschikbaarheid. Gasten hebben de mogelijkheid om hun boeking in een voucher te veranderen, de ophaaltijd te verzetten of aan iemand anders over te dragen voordat ze annuleren.
This way, you guarantee every trip and do not lose bookings, while you lessen admin work in the backend.
5. Focus op bestaande klanten
Gebleken is dat goedkope reizen of evenementen vaak de meeste geannuleerde boekingen hebben. Gasten kunnen gemakkelijk besluiten om het te laten gaan omdat ze niet veel hebben uitgegeven aan het boeken.
Om gasten de beste waarde te bieden, moet u uw prijzen niet verlagen om meer boekingen aan te trekken. Maak er in plaats daarvan een kans van om een uitzonderlijke reiservaring te creëren die hun verwachtingen zal overtreffen.
Misschien kunt u overwegen of u diensten kunt combineren en een unieke ervaring kunt aanbieden?
Laat uw gasten zien waarom ze uw tour moeten kopen in plaats van concurrenten in de omgeving. Het bieden van uitzonderlijke service en waarde vermindert annuleringen. Zo zullen ze terugkomen en uw diensten aan anderen aanbevelen.
De ultieme boekingsoplossing voor u
Bent u op zoek naar een verantwoorde ticketingoplossing die snel en gemakkelijk te gebruiken is en integraties van wereldklasse biedt? Kijk dan niet verder dan TicketingHub software. Wij vinden oplossingen met onze software. Hiermee kunt u uw account snel en eenvoudig opzetten, zonder maandelijkse of onboardingkosten.
- Eenvoudige en snelle integratie.
- Uitstekende klantenservice en ondersteuning
- Automatiseringshulpmiddelen (verminderen achterstallig werk)
- Lichtgewicht reserveringswidget
Maak eenvoudige verwerking van betalingstermijnen mogelijk en breng wijzigingen aan in reisroutes of aankomst-/vertrektijden. Beheer op maat gemaakte reizen, agenten en personeel op één plek. Bovendien kunt u reizigers van tevoren op de hoogte brengen en dynamische prijzen implementeren. Dus waar wacht u nog op? Meld u vandaag nog aan!
