Bent u op zoek naar een complete gids voor het beheren van een tour? Zoek dan niet verder! In dit artikel geven wij u alle informatie die een tourmanager moet weten om van uw tour een succes te maken.
Het maakt niet uit of u een concerttour of een hop-on-hop-off stadstour uitvoert, het verzorgen van de dagelijkse werkzaamheden kan snel te veel tijd in beslag nemen zonder efficiënt beheer.
From planning and organizing to training tour guides and marketing and promoting, we will cover it all! So read on and get ready to take your tour business to the next level!
Een gids voor touroperators
Een succesvolle tournee organiseren vereist effectief management. Uw tournee moet probleemloos van start gaan als u wilt dat het een succes wordt.
Aspecten als planning, organisatie, marketing en promotie van de reis, en het afhandelen van eventuele problemen vallen allemaal onder de taken van een touroperator.
Door uw tourbedrijf effectief te beheren, kunt u ervoor zorgen dat uw klanten een aangename ervaring hebben en dat uw bedrijf winstgevend is.
In dit bericht gaan we in op tourmanagement:
- Wat zijn de grondbeginselen van tour business management?
- Hoe kan een tourmanager een tour effectief plannen en organiseren?
- Wat is de meest effectieve manier om een tour te promoten?
Laten we beginnen met de basis.
Wat zijn de grondbeginselen van tour business management?
Tours verlopen soepel wanneer ze efficiënt worden beheerd. Een tour beheren houdt veel meer in dan mensen van de ene plaats naar de andere drijven.
Tourmanagers zijn verantwoordelijk voor zowel de administratieve kant, zoals het boeken van hotels en vervoer, als de operationele kant, zoals het op schema houden van de tour.
Maar een tourmanager moet ook een mensen-mens zijn, in staat om zowel gidsen als iedereen die voor uw tourbedrijf werkt aan te sturen. Het is tenslotte de taak van de tourmanager om ervoor te zorgen dat iedereen een geweldige tijd heeft.
Dit zijn de gebieden van management die elke tourmanager en alle tourprofessionals moeten kennen:
Beheer van middelen
To achieve a truly outstanding customer experience, you need to ensure that your tours and activities do not get overbooked so that you can deliver a fantastic guest experience.
Een overvolle rondleiding kan u het gevoel geven dat u deel uitmaakt van een veestapel, en u wilt niet dat uw gasten zich zo voelen!
Wat kunt u doen om overboeking te voorkomen?
Use a booking system with resource manager functionality. This way, you can limit your trips to available resources if one or more of your tours or activities rely on the same resources - like bikes, guides, or boats. You can also block off a resource for routine maintenance for a few days.
Geen overboeking betekent tevreden klanten... en dat is goed voor uw reisorganisatie!
Beheer van distributiekanalen
Een tool voor kanaalbeheer kan uw beheer vereenvoudigen als u gebruik maakt van online reisbureaus en marktplaatsen, zoals Viator en Expedia.
Met behulp van channel management tools, kunt u al uw boeking kanalen verbinden met een centraal systeem, waardoor het gemakkelijk is om uw aanbiedingen, beschikbaarheid en prijzen bij te werken.
Dit bespaart u niet alleen tijd, maar voorkomt ook dubbele boekingen en overboekingen. Bovendien kunt u ervoor zorgen dat uw klanten de meest actuele informatie zien met real-time updates.
Beheer van reisleiders en personeel
Als touroperator heb je elke dag verschillende verantwoordelijkheden. De functieomschrijving kan lang zijn: jongleren met de dagelijkse werkzaamheden, gasten helpen, lokale gidsen inhuren en ze aansturen. Uw gidsen zijn een van de meest nuttige bronnen die u zult hebben. Je kunt een goede gids herkennen aan de kwaliteit van zijn service.
Als uw bedrijf groeit, hebt u meer personeel of reisleiders nodig om de groei aan te kunnen. Meer personeel betekent meer onboarding en opleiding van reisleiders.
Maar kopieer niet alleen uw huidige operationele en managementprocessen.
Overweeg in plaats daarvan uw systemen te vereenvoudigen en te stroomlijnen.
Overweeg over te schakelen op een boekingssysteem dat uw reisleiders ruwweg tot duidelijke details geeft over de komende reizen. Zo weten reisleiders altijd hoeveel gasten ze kunnen verwachten, welke leeftijdsgroep ze moeten ontvangen en op welke speciale vereisten ze moeten letten.
Hoe plan en organiseer ik een rondleiding?
Alles, van het beheer van uw agenda tot het bijhouden van boekingen en het contact met gasten tot facturering en betalingen, vereist beheer.
Wat kun je doen om er zeker van te zijn dat je het goed doet?
Weet om te beginnen wat elk administratief gebied nodig heeft.
Beheer van reserveringen
Is uw boekingsproces voor rondleidingen en activiteiten efficiënt? U kunt potentiële boekingen mislopen als u een contactformulier of e-mailadres gebruikt voor boekingsaanvragen.
Overweeg in plaats daarvan een online boekingssysteem te gebruiken.
Hulp nodig bij het beheer van terugbetalingen en annuleringen? 5 tips voor het beheer van annuleringsvoorwaarden in 2022
Boekingssystemen maken het gemakkelijk voor klanten om de beschikbare tijden en data te zien, er een te kiezen die bij hun behoeften past en meteen een boeking te maken. U kunt belangrijke taken automatiseren, zoals het verzenden van bevestigingsmails en herinneringen, zodat u zich kunt richten op het bieden van een geweldige ervaring.
We hebben een magic link-functie om activiteitsexploitanten te helpen met wijzigingen in boekingen van gasten. Gasten kunnen hun boekingen beheren, data wijzigen of omzetten in vouchers.
Meer informatie over de magische link hier.
Ontvangen en beheren van betalingen
Als het om betalingen gaat, wilt u uw klanten zoveel mogelijk opties bieden. Daarom hebt u een betalingsgateway nodig voor uw online boekingen op uw website, zoals Stripe, SumUp, Adyen en PayPal, zodat u online betalingen kunt accepteren.
Maar daar wil je het niet bij laten.
U wilt ook een Point-of-Sale oplossing voor uw bedrijf, zodat u ook persoonlijk betalingen kunt accepteren.
.webp)
Met een betalingsgateway en Point-of-Sale-oplossing kunt u betalingen en stortingen aannemen, zodat u ervoor kunt zorgen dat uw bedrijf altijd goed draait. En het leuke is dat uw klanten meer mogelijkheden hebben om te betalen, wat gemak voor hen betekent.
Kalenderbeheer
U kunt gemakkelijk overboeken of fouten maken wanneer u uw agenda handmatig bijhoudt en beheert. Bovendien benut u uw capaciteit misschien niet omdat u zich zorgen maakt over het overboeken van gidsen of middelen.
Live inventarisboekingssystemen zorgen ervoor dat uw boekingen in alle kanalen worden bijgewerkt.
Additionally, you can sync your Google Calendar. This allows you to easily see upcoming tours and activities and avoid overbooking. Moreover, its a key part to maximize your business capacity.
Contact houden met klanten
Kennisgevingen vooraf en achteraf zijn een uitstekende manier om uw bedrijf te stroomlijnen en de klanttevredenheid te verbeteren.
Uw klanten ontvangen e-mail- en sms-herinneringen om de dingen mee te nemen die ze nodig hebben voor een geweldige reiservaring. Bovendien kunt u hen informeren over eventuele wijzigingen in een komende reis.
Door hen na de reis een e-mail te sturen, kunnen gasten ook meer feedback geven over hun recente reis. Met dit systeem kunt u tijd en geld besparen terwijl u klanten een betere ervaring biedt.
Hoe bepaal je de prijs van een tour?
De bedrijfsplannen van touroperators zijn sterk afhankelijk van de prijsstelling. Het kiezen van de juiste prijs voor uw tour zal de toon van uw hele bedrijf beïnvloeden en u helpen u te onderscheiden van uw concurrenten.
Houd bij het plannen van een tariefstructuur voor rondleidingen rekening met uw doelgroep en de soorten rondleidingen die uw bedrijf zal aanbieden.
Overweeg deze vragen bij de prijsbepaling van uw tour:
- Hoe richten concurrenten hun tours?
- Het organiseren van een tour kan duur zijn, dus hoe breng je het belang van de klant in balans met de kosten?
U kunt de prijs van uw tourbedrijf bepalen aan de hand van twee belangrijke strategieën: verhogen en verlagen. Zoals bij elke strategie zijn er voor- en nadelen.
Markering
De meest gebruikelijke strategie voor touroperators is het verhogen van hun prijzen. Door uw prijzen hoger te stellen, kunt u meer winst maken.
Een nadeel van deze strategie is dat het soms moeilijk kan zijn om klanten aan te trekken, omdat het uw tours uit de markt prijst.
Markeren
In plaats van uw prijzen te verhogen, verlaagt u ze om een kleinere winst te genereren door ze af te prijzen.
U kunt deze strategie gebruiken als u probeert een groot klantenbestand aan te trekken, omdat lagere prijzen meestal aantrekkelijker zijn.
Het nadeel is dat je niet zoveel winst maakt per tour.
Wat is de beste manier om een tour te promoten?
Marketing and promoting a tour can be a tricky task. With a dash of creativity and effort, it can be a great way to boost sales. The most effective way to market a tour is through a combination of traditional methods and digital media.
Lokaal publiek bereiken met traditionele marketing
Traditionele marketingtechnieken, zoals flyers en brochures, kunnen effectief zijn bij het bereiken van een lokaal publiek. Het tentoonstellen van marketingmateriaal op drukbezochte plaatsen, zoals luchthavens of hotels, is een kosteneffectieve manier om potentiële klanten te bereiken.
Internationale gasten aantrekken met digitale marketing
Digitale marketing is ook essentieel voor het bereiken van een breder publiek, inclusief internationale gasten. Het gebruik van social media platforms, zoals Facebook, Instagram en Twitter is een geweldige manier om een tour te promoten.
"83% van de Amerikaanse volwassenen wil hun reizen online boeken"- Meer dan 60 Online Travel Booking Statistics (2022) door StratosJets
Tour Reviews Matter
Daarnaast is het gebruik van klantbeoordelingen een uitstekende manier om mond-tot-mondreclame te genereren. Vraag gasten na elke geweldige tour om beoordelingen achter te laten op uw eigen website of op populaire reisbeoordelingssites, zoals TripAdvisor, TrustPilot of Google Reviews.
Begin te denken door uit te zoeken welk platform mensen verkiezen. Als je om beoordelingen vraagt, voeg dan een kleine persoonlijke noot toe. Het zal je ver brengen op de lange termijn. Populaire touroperators kunnen deze beproefde methode van marketing bewijzen. Je krijgt meer boekingen met meer positieve recensies.
Door een combinatie van traditionele en digitale marketingtechnieken te gebruiken, kunt u uw tour effectief promoten en meer gasten aantrekken. Besteed tijd aan het bijhouden van de groei van uw marketingstrategie en pas deze zo nodig aan.
Begin met digital growth hacking met onze gratis gids: SEO voor touroperators: 4 tactieken om meer leads te genereren
Gebruik het juiste online reserveringssysteem voor uw reizen
Uiteindelijk gaat het erom hoe effectief u uw reizen en activiteiten beheert.
De sleutel?
Kies de juiste online boekingsoplossing!
Een effectief boekingssysteem stroomlijnt al uw administratieve taken en verbetert de regelmatige communicatie tussen u en uw gasten en met uw team. Het helpt u ook uw reizen efficiënter te plannen en te organiseren.
Whether you are running a grand cruise tour or smaller tours, tour managers of all sizes and touring professionals in the tourism industry all need the right tools to maximize time management.
Een online boekingssysteem is zeker het overwegen waard als u het tourmanagement wilt verbeteren.
.webp)
